La mejor manera de aprender a organizarse, es no tener tiempo. Desde que soy madre, he perfeccionado al máximo mi habilidad para conseguir llegar a hacer muchas más cosas de las que hacía antes, cuando teóricamente tenía más tiempo libre. Por ese motivo, me parece que puedo echarte un cable con algunas ideas que puedes aplicar a tu trabajo, a tus quehaceres obligaciones o responsabilidades.
Gestiones fuera. todo el mismo día. Si tienes que hacer gestiones fuera de tu oficina, de tu trabajo, de tu despacho o de casa. Te recomiendo que concentres tus actividades o tareas que tengas que hacer fuera de la oficina/casa en un sólo día o franja horaria, o salida.
Márcate un itinerario o mapa mental dónde tengas claro cual es el recorrido más efectivo: el que menos tiempo implique y el que te permite cumplir con todas las tareas. A veces no es fácil, combinar horarios de atención, visitas, dónde aparcar, por dónde empezar la ruta… etc. No te cuento, si además vas acompañada/o de un bebé. Creo que este paso para organizarse mejor, se vuelve fundamental.
Días temáticos. Siguiendo la idea anterior, puedes organizar tus actividades o tareas en días temáticos o bundles o en batch como se dice ahora. De la misma manera que puedes escoger un día concreto para realizar gestiones o tareas en el centro financiero o administrativo de tu ciudad. Algunas actividades pueden organizarse mejor si las distribuyes en diferentes días de la semana.
Por ejemplo, mi día para salir del estudio y hacer gestiones fuera, es el jueves por la mañana. Salvo algo más urgente y importante, ese día suelo estar fuera solucionando tareas fuera del estudio. Tengo un día para escribir en el blog, otro día para gestionar el marketing y otro para dedicarme a mí, a mis peque y mi familia (También vale la pena programarlos, sí!)
Aprender a delegar: el gran reto. Delegar no consiste en que los demás te saquen tu trabajo adelante cuando tu no llegas. Delegar consiste en compartir tareas con otras personas de tu equipo, repartirlas y consensuar qué objetivos, qué resultados se esperan y dar la libertad suficiente a los demás compañeros de que las lleven a cabo a su manera, siempre que se consigan los resultados, objetivos que se hayan consensuado etc.
Si trabajas tú sólo, también tienes que aprender a delegar contigo mismo. Otra vez más, aprender a priorizar es un paso importante. Puedes delegar tareas en otros profesionales externos o simplemente tener claro por dónde empezar y que se realizará en otro momento.
Por si te perdiste el artículo sobre cómo Priorizar: ¿Quieres Saber Cómo Consigo Organizarme? Aprende a Priorizar.
Organiza tus tareas:
- Tareas urgentes e importantes: a resolver muy próximamente.
- en espera: cuando depende de la colaboración con alguien más
- Algún día: cuando no puedes ponerle fecha o todavía no es su momento.
- Forman parte de un proyecto: son tareas que forman parte de un proyecto mayor y que irás realizando cuando te pongas a trabajar con ese proyecto.
- Puedes crear tantas categorías como creas conveniente, pero no te recomiendo más de 5 o 6.
Ponte plazos, aunque sean ficiticios o no los requieran. Marcarte una fecha límite te ayuda en la organización temporal de las tareas. Si necesitas entregar o acabar alguna tarea con una fecha concreta, se realista y márcate tu “fecha límite ficticia” unos días o semanas antes de la fecha de entrega o fecha concreta, te asegurarás que si surge algún imprevisto, podrás contar con el plazo acordado.
Resérvate tiempo para diferentes actividades. No estés disponibles para todo, ni para todos. Puedes construirte un horario para atender a clientes, otro para atender a proveedores, uno para trabajo en equipo o colaboraciones, etc.
Tienes vida, tu salud lo necesita y necesitas salud para seguir trabajando. No abuses de los fármacos, pasan factura. Antes, pide ayuda.
Utiliza un calendario mensual grande. Lo tengo lleno de post-its y anotaciones, grande para poder anotar y si lo tienes colgado en un lugar visible facilitas que los demás sepan más de tí, en que estás liada últimamente y ayuda a organizarse a un mes vista. Luego ya entrarás en detalle.
Escoge un día de la semana para organizarte, yo lo suelo el lunes por la mañana, planifico que es a lo que me voy a dedicar el resto de los días de la semana. Me facilita mucho no perder el hilo con otras tareas que puedan surgir de imprevisto.
Lleva a mano siempre: papel y boli. Si eres más moderno utiliza las notas del smartphone o apps como evernote o dropbox para tenerlo todo sincronizado en todos tus aparatos.
Si utilizas el ordenador te recomiendo Asana o Evernote, para mi dos aplicaciones geniales que me ayudan mucho en el día a día. Si no, a la vieja usanza, los pos-it o notas autoadhesivas son geniales. También funciona muy bien y es la pionera una simple lista de papel donde poder ir tachando las tareas ya acabadas.
Espero que puedas poner en práctica más de una… ¿Me cuentas en los comentarios qué tal te ha ido?
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